Hệ thống Quản lý Nhân sự

Nhân sự là một trong những dữ liệu quan trọng nhất đối với quá trình vận hành doanh nghiệp. Khi số lượng nhân viên tăng lên, việc quản lý thông tin, công việc và hiệu suất bằng các file riêng lẻ sẽ ngày càng khó kiểm soát.

OMIRA xây dựng hệ thống quản lý nhân sự tập trung, giúp doanh nghiệp quản lý thông tin nhân viên, phân công công việc và theo dõi quá trình làm việc trên cùng một nền tảng.

Quản lý thông tin nhân sự

Mỗi nhân viên được quản lý trên một hồ sơ riêng với các thông tin cần thiết như:

• Họ và tên
• Mã nhân viên
• Phòng ban
• Chức vụ
• Người quản lý
• Ngày bắt đầu làm việc
• Thông tin liên hệ
• Trạng thái làm việc

Việc tập trung dữ liệu giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu và cập nhật thông tin khi cần thiết.

Quản lý công việc

Hệ thống hỗ trợ theo dõi công việc của từng nhân sự theo người phụ trách, thời hạn và trạng thái thực hiện.

Nhà quản lý có thể nắm được:

• Nhân sự đang phụ trách công việc nào
• Công việc đã hoàn thành
• Công việc đang thực hiện
• Công việc quá hạn
• Tiến độ của từng nhân sự

Theo dõi hiệu suất

Dữ liệu công việc và kết quả thực hiện có thể được tổng hợp để hỗ trợ đánh giá hiệu suất của từng nhân sự hoặc từng bộ phận.

Từ đó, nhà quản lý có thêm cơ sở để theo dõi KPI, tiến độ và hiệu quả làm việc của đội ngũ.

Quản lý tập trung

Thay vì thông tin nhân sự nằm rải rác trên nhiều file và nhiều công cụ khác nhau, hệ thống đưa các dữ liệu quan trọng về một nơi.

Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý đội ngũ, phân công công việc và kiểm soát hoạt động hàng ngày.

Giá trị mang lại

Bài toán: Thông tin nhân sự và công việc được quản lý rời rạc.

Giải pháp: Xây dựng hệ thống quản lý nhân sự tập trung.

Mục tiêu: Chuẩn hóa dữ liệu nhân sự, hỗ trợ quản lý công việc và nâng cao khả năng kiểm soát vận hành.

Hệ thống Quản lý Hợp đồng

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể phát sinh hàng trăm hoặc hàng nghìn hợp đồng với khách hàng, đối tác, nhà cung cấp và nhân sự.

Nếu chỉ quản lý bằng hồ sơ giấy hoặc các file riêng lẻ, việc tìm kiếm thông tin và theo dõi thời hạn hợp đồng sẽ mất nhiều thời gian và dễ bỏ sót.

OMIRA xây dựng hệ thống quản lý hợp đồng tập trung, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý toàn bộ thông tin và trạng thái hợp đồng trên một nền tảng.

Quản lý thông tin hợp đồng

Mỗi hợp đồng được quản lý với các thông tin cơ bản như:

• Mã hợp đồng
• Tên hợp đồng
• Khách hàng / đối tác
• Loại hợp đồng
• Người phụ trách
• Giá trị hợp đồng
• Ngày ký
• Ngày bắt đầu
• Ngày hết hạn
• Trạng thái hợp đồng

Theo dõi trạng thái

Hệ thống giúp phân loại hợp đồng theo từng trạng thái để nhà quản lý dễ dàng kiểm soát.

Đang hiệu lực
Hợp đồng đang trong thời gian thực hiện.

Sắp hết hạn
Hợp đồng cần được kiểm tra và xử lý trước thời hạn.

Đã hết hạn
Hợp đồng đã kết thúc thời gian hiệu lực.

Chờ ký
Hợp đồng đang trong quá trình hoàn thiện và ký kết.

Tìm kiếm và tra cứu

Thay vì phải tìm kiếm thủ công trong nhiều thư mục hoặc file lưu trữ, người dùng có thể tìm kiếm hợp đồng theo các thông tin liên quan như mã hợp đồng, đối tác, người phụ trách hoặc thời gian.

Theo dõi thời hạn

Hệ thống có thể hỗ trợ thiết lập các mốc thời gian và cảnh báo để người phụ trách chủ động kiểm tra, gia hạn hoặc xử lý hợp đồng trước khi hết hiệu lực.

Giá trị mang lại

Bài toán: Hợp đồng nhiều, dữ liệu lưu trữ phân tán và khó theo dõi thời hạn.

Giải pháp: Xây dựng hệ thống quản lý hợp đồng tập trung.

Mục tiêu: Chuẩn hóa dữ liệu hợp đồng, rút ngắn thời gian tra cứu và hạn chế bỏ sót các mốc thời gian quan trọng.

Danh mục nhân sự

Danh mục nhân sự là cơ sở dữ liệu nền tảng phục vụ cho các hoạt động quản lý và vận hành doanh nghiệp.

Thay vì lưu thông tin nhân viên trên nhiều file riêng biệt, hệ thống xây dựng một danh mục nhân sự tập trung, trong đó mỗi nhân viên được quản lý bằng một hồ sơ thống nhất.

Danh sách nhân sự

Hệ thống cung cấp danh sách nhân sự tập trung với các thông tin cơ bản:

• Mã nhân viên
• Họ và tên
• Ảnh đại diện
• Phòng ban
• Chức vụ
• Người quản lý
• Ngày vào làm
• Thông tin liên hệ
• Trạng thái làm việc

Phân loại nhân sự

Dữ liệu có thể được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau, giúp doanh nghiệp nhanh chóng tìm kiếm và lọc nhân sự theo nhu cầu.

• Theo phòng ban
• Theo chức vụ
• Theo người quản lý
• Theo trạng thái làm việc
• Theo thời gian làm việc

Hồ sơ nhân viên

Mỗi nhân sự có một hồ sơ riêng, tập trung các thông tin cần thiết trong suốt quá trình làm việc.

Hồ sơ có thể được mở rộng để kết nối với các dữ liệu khác của hệ thống như công việc, KPI, hợp đồng và quá trình làm việc.

Tìm kiếm nhanh

Người quản lý có thể tìm kiếm nhân sự theo tên, mã nhân viên, phòng ban hoặc các thông tin liên quan.

Việc chuẩn hóa danh mục giúp giảm thời gian tra cứu và hạn chế tình trạng dữ liệu nhân sự bị trùng lặp hoặc thiếu thống nhất.

Kết nối dữ liệu

Danh mục nhân sự không chỉ đóng vai trò là nơi lưu trữ thông tin mà còn là dữ liệu nền để kết nối với các phân hệ khác trong hệ thống quản trị doanh nghiệp.

Từ một hồ sơ nhân sự, doanh nghiệp có thể từng bước liên kết với:

Nhân sự → Công việc → KPI → Hợp đồng → Báo cáo

Giá trị mang lại

Bài toán: Dữ liệu nhân sự chưa được chuẩn hóa và phân tán ở nhiều nguồn.

Giải pháp: Xây dựng danh mục nhân sự tập trung và thống nhất.

Mục tiêu: Tạo cơ sở dữ liệu nhân sự chuẩn, dễ tra cứu và có khả năng kết nối với các hệ thống quản trị khác của doanh nghiệp.